En l’absence de numérisations, les chercheurs doivent travailler à partir de documents originaux. La consultation de documents d’archives originaux permet un accès privilégié aux sources historiques. Elle nous rend attentifs à l’histoire de la transmission du document, et peut être parfois très émouvante. La consultation de documents originaux nécessite toutefois des précautions particulières. En effet, les archives sont uniques et bien souvent irremplaçables. Toute altération des documents constitue donc un dommage définitif infligé au fonds d’archives étudié.

Certaines références d’archives ont depuis leur mise à disposition au public été très fréquemment commandées en salle de lecture : au cours de ces consultations, ces archives ont subi maintes micro-altérations entre les mains des lecteurs. On peut alors dire que ces archives ont été « corrompues », c’est-à-dire que le fonds a été altéré au point de plus être exactement semblable à ce à qu’il était lors des toutes premières consultations.

Addendum nécessaire au règlement de la salle de lecture, cet article ne se veut pas exhaustif mais vise à donner quelques indications complémentaires quant à la matérialité des fonds. Seront d’abord abordées des questions de conservation et de préservation des documents. Puis, dans un deuxième temps, nous reviendrons sur les bonnes pratiques de consultation en salle de lecture. Enfin, nous nous interrogerons sur le niveau d’altération des archives.

Préservation et conditionnement

Une question de chimie …

Ancien modèle de boîte d’archives sans réserve alcaline, la démarcation jaune sur l’étiquette montre l’acidification du papier au cours du temps. ACICR

La préservation des archives est d’abord une question de chimie des matériaux. En effet, la préservation dans le temps des fonds d’archives implique de s’interroger sur les caractéristiques chimiques des supports écrits que l’on conserve. Aux archives du CICR, nous conservons principalement des papiers, cartes et cartons, papiers photos et pellicules, ainsi que quelques cuirs et textiles. Nos fonds ne sont pas très anciens et nous ne comptons aucun support qui datent d’avant le XVIIIe siècle. Les archives du CICR ne contiennent ainsi ni parchemin ni papyrus !  Quand bien même les fonds du CICR sont assez récents, certaines pièces demeurent particulièrement fragiles : le papier journal, par exemple, vieillit très mal.

D’origine végétal, le papier est composé principalement de cellulose. Mais il contient aussi souvent une autre molécule, la lignine, qui contribue à l’acidification du papier. L’acidification des fonds est l’un des principaux dangers des archives : elle contribue à rendre le papier moins souple et beaucoup plus cassant, d’où un risque de déchirures important. En s’oxydant la lignine tend également à jaunir le papier, et risque ainsi d’altérer des dessins et autres œuvres picturales. L’acidification du papier est un phénomène que l’on ne peut que difficilement endiguer : en réalité on ne peut que ralentir le phénomène, mais on ne peut pas réellement l’arrêter ni l’invertir.

… et de mécanique !

Exemple de papiers carbones particulièrement maltraités. Un tel dégât nécessite de renvoyer les documents en restauration. ACICR

La préservation des archives est aussi une question de contraintes mécaniques : les fonds doivent être conservés de manière à limiter les pliures, frottements, déchirures et déformations.  Véritable « star » des archives du XXe siècle, le papier carbone, surnommé papier oignon, est particulièrement sensible aux mauvais traitements mécaniques. Particulièrement léger et fin, le papier carbone était utilisé en liasses de plusieurs feuillets placés derrière un document dans les machines à écrire. Il permettait la production de plusieurs copies qui étaient distribuées aux différents destinataires d’une missive ou d’un rapport. Le papier carbone est assez capricieux : il est léger, sensible à l’électricité statique et se froisse très facilement.

Lorsqu’il est plié ou froissé, la seule solution pour lui faire reprendre sa forme originale consiste à le repasser légèrement avec du matériel de conservation spécialisé.

Matériel de préservation

Ces contraintes chimiques et mécaniques obligent les archives à se doter de matériel de conservation et de préservation. Ce matériel couvre aussi bien des infrastructures importantes que du « petit matériel » de conservation. Les archives du CICR disposent de plusieurs compactus – des rayonnages mobiles disposés sur des rails- dans des pièces monitorées pour demeurer à une température d’environ 20 °C et à une hygrométrie d’environ 50 % d’humidité. Ces pièces sont surveillées et permettent une bonne conservation des matériaux. Les archives sont placées dans des boîtes qui présentent des caractéristiques chimiques particulières : ces cartons disposent d’une réserve alcaline et permettent de ralentir l’acidification du papier. À l’intérieur de ces boîtes, les liasses et les dossiers d’archives sont conservés dans des enveloppes, fourres et pochettes qui sont elles aussi dotées d’une réserve alcaline. Ce « petit matériel » doit permettre de protéger les documents d’une acidification trop rapide. Dans les modèles de boîtes les plus classiques, les dossiers sont maintenus à la verticale, parfois au moyen de cales qui empêchent les documents de se déformer au cours du temps.

Ce travail de préparation des archives est appelé le conditionnement ou reconditionnement. C’est un travail minutieux et délicat qui implique une grande méticulosité. Le conditionnement d’une série d’archives de plusieurs dizaines de mètres peut ainsi demander plusieurs mois de travail à l’archiviste-restauratrice.

Conditions de consultation

Rien qui ne puisse tâcher les documents

L’utilisation de signets autocollants est absolument proscrite aux archives : quand bien même ceux-ci ont été collés sur le matériel de protection, ils exposent les documents à une colle acide et risquent de déteindre sur les documents. ACICR

Que vous soyez en archives ou en bibliothèque patrimoniale, les règles sont les mêmes : il est interdit d’entrer avec nourriture et boisson en salle de lecture. Sont également proscrits tous les autres éléments qui pourraient tâcher les documents. Ne sont ainsi pas admis en salle de lecture les feutres, stylos à base d’encre, tubes de colle et autre matériel de bureau. Les lecteurs sont priés d’avoir les mains propres et sèches et de retirer tout bijoux qui pourrait tâcher ou endommager les documents consultés. En définitive ne sont admis que votre ordinateur, ou votre cahier ou bloc sur lequel vous prendrez des notes exclusivement au porte-mine ou au crayon HB.  Les lecteurs sont également priés de ne pas s’appuyer ni de poser des objets sur les documents : le câble de votre ordinateur doit par exemple être tenu sur le côté et ne pas reposer sur les archives.

La lumière naturelle, souvent oubliée, peut, elle aussi, causer des dommages sur les documents. Les rayonnements ultraviolets contribuent en effet au jaunissement des documents : dans les salles d’exposition et musées, l’éclairage est d’ailleurs fréquemment limité à 50 lux. Sur des documents anciens et fragiles, il pourra donc vous être demandé de vous déplacer dans une salle de lecture sans fenêtres ou bien de fermer les stores pour limiter l’exposition du document à la lumière naturelle.

Rien qui ne puisse mélanger les documents

Les lecteurs doivent également s’astreindre à ne pas changer l’ordre dans lequel les documents ont été conservés. Cette précision est importante, car nombre de lecteurs croient parfois bien faire en réorganisant des jeux de documents dont ils ne comprennent pas la structure. Or, l’ordre de constitution d’un fonds est porteur de sens, et nous permet de mieux comprendre l’histoire administrative du fonds et la façon dont celui-ci a été transmis aux archives. Il importe donc que l’ordre des documents soit conservé pour les futurs lecteurs. Changer l’ordre des documents, c’est altérer l’organisation du fonds et cela empêche les futurs lecteurs de comprendre comment le jeu de documents conservés était autrefois utilisé.

Cette seule commande peut nécessiter plusieurs jours de lecture et de travail en salle de consultation. Les documents ont été conditionnés et préparés avec soin par les archivistes. Ils demandent à être traités avec patience, délicatesse et minutie.

Nous recommandons ainsi à nos lecteurs de travailler sur chaque boîte l’une après l’autre, une liasse après l’autre, un dossier après l’autre. Il faut éviter autant que possible de commencer à « croiser vos sources » sur place en ouvrant plusieurs dossiers à la fois, car vous risquez de mélanger les pages des dossiers et de transférer des documents dans une mauvaise liasse et de les égarer.

Minutie et patience

Les documents d’archives sont fragiles et sont conservés dans leur matériel de protection : ils sont communiqués tels quels en salle de lecture. Travailler aux archives demande donc de la minutie et de la patience.  La lecture d’un document suppose d’extraire celui-ci de son matériel de protection et de le remettre en l’état dans ce même matériel à l’emplacement exact où vous l’avez trouvé. Le matériel de protection des documents doit être respecté et ne doit pas être altéré et abîmé, ce qui serait préjudiciable pour les documents. Ces petites manipulations demandent de la concentration et ne peuvent se faire à la hâte ni dans l’urgence. Nous recommandons ainsi à nos lecteurs de ne pas surestimer leurs capacités de lecture et d’éviter de demander à consulter des volumes de documents trop importants dans le temps qu’ils se sont impartis. On cherchera par exemple à éviter de commander plusieurs mètres linéaires de documents pour une seule journée en salle de lecture.

Ces dossiers n’ont pas été rangés de façon adéquate :

• De nombreux feuillets dépassent et risquent d’être pliés, froissés et parfois même déchiré.
• Les lacets n’ont pas été correctement renoués, il y aura un risque au moment de sortir ce dossier lors de la prochaine consultation.

 

Ces dossiers sont correctement rangés dans leur matériel de conditionnement :

• Les documents ne dépassent pas des fourres
• Les trois dossiers sont suffisamment épais pour un bon maintien à la verticale
• Les lacets des dossiers sont noués sans trop forcer de façon à pouvoir les défaire facilement.

D’une manière générale nous demandons à nos lecteurs de conserver un plan de travail propre et dégagé pour prévenir dégâts et mélanges de documents. Lorsque vous vous absentez de la salle de lecture les documents doivent être rangés dans leur matériel de protection et à l’abri de la lumière naturelle. Vous pouvez utiliser les signets laissés à disposition pour marquer l’endroit où vous avez arrêté votre lecture. Nous vous prions également de ne pas mélanger par inadvertance de documents d’archives avec vos notes personnelles. Vous devez ainsi être prêt à présenter vos notes et cahiers aux archivistes à leur demande, pour que ceux-ci s’assurent qu’aucun document n’est emporté par inadvertance.

Ce plan de travail ne correspond pas à une utilisation respectueuse des archives :

• La bouteille d’eau, les feutres et stylos, le tube de crème pour les mains risquent de tâcher les archives
• Le câble de l’ordinateur frotte les documents et risque de les endommager
• Plusieurs boîtes et dossiers différents sont ouverts : le risque de mélange de documents est important.
• Des documents risquent de se glisser sous les couvertures et rabats du cahier.
• Le lecteur n’a pas de place pour travailler et risque de s’appuyer sur les documents.

Ce plan de travail correspond à une consultation respectueuse des archives :

• Les documents consultés sont sortis un à un avant de regagner leur matériel de protection.
• Les documents non consultés restent dans leur matériel de protection.
• Le plan de travail est dégagé et le câble de l’ordinateur ne gêne pas
• Le lecteur s’est aidé de serpents/ poids fournis par les archives pour maintenir les documents en toute sécurité.

Ce plan de travail correspond à une consultation respectueuse des archives :

• La reliure du volume n’a pas été forcée, le lecteur s’aide de plusieurs serpents et d’un support en mousse pour maintenir l’ouvrage ouvert sans le forcer.
• Une feuille de papier non acide a été placée sous la reliure pour la préserver des frottements avec la table.
• Les stores des fenêtres ont été fermés pour protéger un document du XIXe siècle de la lumière naturelle.
• La prise de notes s’effectue avec un porte-mine HB sur un cahier propre.
• Le lecteur présentera ses notes et son cahier à l’archiviste en charge en fin de consultation pour s’assurer qu’aucun feuillet ne s’est glissé dans ses notes par erreur.

Corruption et niveau d’altération des fonds

Les archives du CICR conservent la trace des consultations effectuées en salle de lecture. Dès lors qu’un lecteur demande une référence, un prêt est enregistré dans notre base de données. Le document demandé est temporairement remplacé par un fantôme placé sur l’étagère à l’emplacement initial du document. Ce fantôme contient les noms et prénoms du lecteur, la date du prêt, ainsi que la référence exacte du document emprunté. À l’issue de la consultation, les documents sont rangés à leur emplacement initial et les fantômes sont récupérés. L’archiviste en charge peut alors faire un petit rapport d’état sur les documents qui ont été rendus et clôturer le prêt. Nous conservons ainsi un historique des consultations des documents prêtés, ce qui nous permet de mieux documenter la fréquence de consultation des fonds et de surveiller l’état de fonds fréquemment commandés.

Certains centres d’archives demandent que leurs lecteurs signent des registres directement placés au début de chaque boîte consultée. Ces registres prennent la forme de longues listes de noms où chaque nouveau lecteur peut se faire une idée des noms de lecteurs qui l’ont précédé, mais aussi du nombre de consultations effectuées avant lui sur la référence commandée. Cette pratique est désormais critiquée, notamment sur le plan de la protection des données personnelles. Elle n’a pas cours aux archives du CICR. Cette pratique met néanmoins en évidence un facteur important : un fonds fréquemment consulté peut être passé entre plusieurs centaines de mains. Il est donc très probable que celui-ci ait subi des altérations. Ces altérations peuvent être parfois minimes (par exemple si un feuillet a été légèrement froissé au cours du temps), mais elles peuvent être plus importantes (par exemple si une lettre a été mal rangée et ne se trouve plus dans son dossier d’origine).

Volume maintenu par un futon. ACICR B Mis 67

En archéologie, épigraphie et paléographie, lorsqu’un texte est effacé, déchiré et manquant on indique que « le document est corrompu ». Par parallélisme, on pourrait donc réutiliser cette expression pour parler de fonds d’archives pour lesquels des pertes et dégâts ont été constatés. Le nombre de consultation effectuées sur un document, est un « indice de corruption » important que le chercheur doit garder en tête lorsqu’il effectue ses travaux et qu’il réfléchit à sa méthodologie. Travailler sur un fonds d’archives disponible à la consultation depuis 30 ans et abondamment cité est assez différent de travailler avec un fonds d’archives inexploré.

Si tous les sujets de recherche ne se prêtent pas à la découverte de fonds inexplorés, tous les lecteurs doivent néanmoins s’astreindre à travailler avec le même soin et la même rigueur lorsqu’ils sont en salle de lecture. Nous comptons sur votre coopération minutieuse et rigoureuse pour conserver leur richesse aux archives du CICR !